Leren en groeien
Samen werken aan ontwikkeling
Ook in 2024 werkten we volop aan het verbeteren van onze dienstverlening. Zo volgden alle functioneel beheerders een vijfdaagse training om hun expertise te verdiepen. Met de oprichting van SIA kreeg een nieuwe afdeling vorm, en een groep collega’s verdiepte zich in de PDCA-cyclus. Ondertussen brachten diverse LDE-trainees waardevolle inzichten met hun onderzoeken, waarvan de uitkomsten ons verder kunnen helpen.
Snel naar:
Training functioneel beheer
Meer structuur door helikopterview
Binnen de universiteit zijn er verschillende afdelingen voor functioneel beheer. Zij zorgen ervoor dat alle informatiesystemen (computerprogramma’s en -applicaties) goed werken en meebewegen met de behoeftes van gebruikers. Alleen: elk van die afdelingen werkt veelal op zijn eigen manier. In het streven naar een meer uniforme werkwijze werd in 2024 gestart met de 5-daagse Vakopleiding Functioneel Beheer voor meerdere afdelingen binnen Universiteit Leiden. Marloes van der Hoorn (ATIE) was een van de eerste deelnemers.
Visgraatdiagram
“We kregen heel veel tools aangereikt die kunnen helpen bij het uitvoeren van onze werkzaamheden”, blikt Marloes terug. “Bijvoorbeeld dat het goed is om eens in kaart te brengen met wie je als functioneel beheerder allemaal te maken hebt. Waar kan een bepaalde systeemwijziging vandaan komen en op wie heeft dat vervolgens effect? Of dat je een probleem analyseert met behulp van een visgraatdiagram in plaats van dat je het meteen probeert op te lossen. In beide gevallen kijk je meer vanuit een helikopterview naar het werk. Dat helpt bij een meer gestructureerde aanpak.”
Best pittig
“Ik volgde de training met collega’s van drie andere afdelingen”, vervolgt Marloes. “Het was leuk om eens andere gezichten te zien. Het afsluitende examen vond ik best pittig. De vraagstelling was ingewikkeld en ging ook diep in op de stof. Maar ik heb mijn certificaat gehaald! Of ik de training nu ook in de praktijk gebruik? Ik denk vooral onbewust. Tegelijkertijd merk ik dat het ons binnen SOZ meer kan brengen, omdat we hierdoor steeds meer op een gelijke manier gaan werken. We hebben nu een overkoepelend inzicht, wat helpt om de samenwerking te verbeteren. Als iedereen de training heeft afgerond, kunnen we nog meer uniformiteit creëren en als afdeling echt stappen zetten in onze ontwikkeling.”
Nieuwe afdeling SIA
Logische stap in de keten
Alle kennis over inschrijving, collegegeld, toelating en immigratie is sinds 1 november 2024 samengebracht in één afdeling: Studenteninformatie en -administratie (SIA). Het doel is een betere ondersteuning van studenten en medewerkers met vragen over deze thema’s. Doordat deze expertise nu binnen één afdeling is gebundeld, werken we intern efficiënter samen en kunnen we extern een meer eenduidige en gestroomlijnde dienstverlening bieden. Een logische stap voor een keten van aanverwante dienstverlening.
“Wij kennen elkaar al aardig goed, omdat de teams binnen de ATI-keten al nauw samenwerken,” vertelt Joris Zuiddam van de Frontoffice Studentenzaken. “Maar toch is het fijn elkaar regelmatig in persoon te zien. Naast gezellig bijpraten kan je dan ook werkgerelateerde ervaringen met elkaar delen.”
Eerste aanspreekpunt
SIA bestaat uit verschillende teams. De Frontoffice Studentenzaken is het eerste aanspreekpunt voor vragen. Verder is er specifieke kennis over financiële zaken, diplomawaardering, toelatingsverzoeken voor zowel bachelor- als masteropleidingen en visumprocedures.
Volgens Joris zijn vooral de positieve veranderingen het delen waard: “Zo deelden collega’s van de Studentenadministratie bijvoorbeeld dat het automatiseren van het versturen van het Bewijs Betaald Collegegeld voor minder werk zorgde. Ik realiseerde mij toen dat het bij ons, de Frontoffice Studentenzaken, inderdaad ook minder druk was geworden.”
Ranoe Sewrattan is het nieuwe afdelingshoofd van SIA. Na de officiële start ligt de nadruk komend jaar op een nog intensievere samenwerking tussen de verschillende teams, om samen echt een afdeling te vormen.
Themabijeenkomst PDCA-cyclus
Meer focus op klanttevredenheid
Plannen maken, uitvoeren… en dan? Neem je het resultaat van je werk weleens onder de loep, zodat je eventueel verbeteringen kunt aanbrengen? Over deze zogenoemde PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act) organiseerden we een themabijeenkomst. De PDCA-cyclus vormt een belangrijk onderdeel van het thema Kwaliteitszorg in het SOZ Jaarplan.
Dat het een nuttige bijeenkomst was, bleek wel uit de reacties. Deelnemers gaven na afloop aan dat ze vaker willen checken/meten of een doelstelling is gehaald, tijd willen nemen voor reflectie en het bijhouden van een logboek. De Check en Act uit de PDCA-cyclus dus. Nienke Keijser (teamleider Studentenadministratie en Coordinator Kwaliteitszorg) verzorgde de presentatie van de bijeenkomst. “Je kunt de PDCA-cyclus toepassen in je dagelijkse werk, processen en projecten. Het maakt verbetering van dienstverlening mogelijk en biedt focus op klanttevredenheid.” De PDCA-cyclus komt ook terug in de Lean Yellow Belt training, die jaarlijks wordt aangeboden.
LDE-Trainees
Persoonlijke ontwikkeling én relevant onderzoek
Ontwikkelen – zowel op professioneel als persoonlijk vlak – staat centraal in het LDE-traineeship. Ook in 2024 mochten we bij SOZ weer trainees verwelkomen die een jaar lang aan een specifieke opdracht werkten. Robert Lagarde deed onderzoek naar vitaliteit op de werkvloer. In hoeverre is er interesse om onder werktijd te sporten? Het blijkt dat de behoefte om te sporten op de werkvloer redelijk groot is: zo’n 55% zegt hier interesse in te hebben. Binnen de universiteit wordt er gegeken naar wat we met deze gegevens kunnen doen en welke rol het Universitair Sportcentrum hierin kan betekenen.
Marketingplan
Ook Loïs Hardonk stond voor een sportieve uitdaging. Zij maakte een positioneringsstrategie en marketingplan voor het USC, ingegeven door de nieuwbouw van het centrum. Ze bracht onder meer de behoeften in kaart van studenten, medewerkers, bedrijven en andere externe gebruikers.
Sander Breeuwer hield zich bezig met strategische partnerschappen die de universiteit heeft met universiteiten in het buitenland. Hoe kunnen zij effectiever samenwerken om plannen uit te voeren en doelen te behalen? Door samenwerkingen kunnen universiteiten meer bereiken, zoals studentuitwisseling, gezamenlijk onderzoek en stages. Effectiever samenwerken vraagt om beter benutten van elkaars sterke punten. Waar de ene universiteit expertise heeft, beschikt de andere over middelen of netwerken.
Heel vrij
Stuk voor stuk interessante onderzoeken waarvan de resultaten ons kunnen helpen bij de ontwikkeling van onze dienstverlening. En de ontwikkeling van de trainees zelf? Loïs: “LDE sprak mij aan, omdat je veel nieuwe functies kunt proberen.” Sander: “Je bent heel vrij in wat je doet. Als je iets interessant vindt, kun je ervoor kiezen om je daar specifiek in te verdiepen.”
Deze onderzoeken laten zien hoe waardevol het LDE-traineeship is, zowel voor de organisatie als voor de trainees zelf. Met frisse inzichten en nieuwe perspectieven dragen zij bij aan ontwikkeling, terwijl ze tegelijkertijd hun eigen talenten verder ontdekken en versterken.
