Optimale ondersteuning
Succesvol opgepakt: herijking mentoraat, harmonisatie tentamenvoorzieningen en Let’s Move
Bij SOZ ondersteunen we studenten en medewerkers van de universiteit zo goed mogelijk. In 2024 herijkten we het mentoraat en harmoniseerden we tentamenvoorzieningen. Ook konden collega’s meedoen aan Let’s Move: bewegen op de werkvloer.
Snel naar:
Herijking mentor- en tutorsysteem
Iedere student een sterke start
Hoe zorgen we ervoor dat iedere beginnende student zich snel thuis voelt bij Universiteit Leiden? Diverse factoren spelen een rol. Van simpelweg de nieuwe omgeving leren kennen tot omgaan met een grote hoeveelheid studiestof. En van reflecteren op de eerste tentamenweek tot aan toegang tot ondersteuningsmogelijkheden. Met de herijking van het mentoraat zijn nieuwe afspraken gemaakt om iedere student een sterke start te bieden.
Waarom eigenlijk die herijking? “De maatschappij is in de loop der jaren veranderd”, zegt projectmanager Sonja Wagenaar. “Bovendien weten we uit onderzoek dat transitiemomenten kwetsbaar kunnen zijn.” Reden om onder meer het mentoraat onder de loep te nemen. Wat is belangrijk voor nieuwe studenten? Wat spreken we daarover af met elkaar? En hoe organiseren we dat op alle faculteiten? Het is uiteraard niet zo dat dit allemaal vanaf nul moest worden opgetuigd. Er is al veel georganiseerd de afgelopen jaren. De vraag is meer: wat vinden we belangrijk en hoe streven we met elkaar naar dezelfde doelen?
Belangrijke pijlers
In 2023 is een werkgroep samengesteld met vertegenwoordigers uit alle faculteiten, het Programma Studentenwelzijn (SOZ), het Programma vakoverstijgende vaardigheden en Diversiteit & Inclusie (SAZ). Sonja: “De belangrijke pijlers Bindung-Bildung-Wegwijs komen samen in de opzet van het mentor-tutorsysteem.” Aandachtspunten waren onder meer: kennismaking en verbondenheid met de faculteit, de opleiding en sociale binding in de nieuwe omgeving. Zoals: weten waar persoonlijke- en studieondersteuning te vinden is. En: een eerste kennismaking met vakoverstijgende cognitieve vaardigheden.
Checklist
In 2024 is goedkeuring gegeven aan 15 opgestelde leerdoelen, die zijn opgesteld binnen de herijking van het mentor- en tutorsysteem. Aan elk van die leerdoelen is een checklist gekoppeld, zodat faculteiten zelf kunnen nagaan of zij het betreffende leerdoel voldoende hebben geborgd. “We hebben daarmee handen en voeten gegeven aan de visie die we eerder met elkaar hebben opgesteld”, zegt Sonja. “Ook is er voor de student-mentor en docent-tutor een competentieprofiel opgesteld. Dit biedt houvast om verder met elkaar in gesprek te gaan over wat nodig is om ervoor te zorgen dat iedere student een zelfde start kan maken.”
Inmiddels is de implementatiefase aangebroken. Faculteiten zijn aan de slag met de leerdoelen, de checklists en de competentieprofielen. Daarbij biedt SOZ verdere ondersteuning in de vorm van een e-learning programma voor een startende student-mentor, trainingen en lespakketten. “We zijn inmiddels een heel eind op de goede weg”, besluit Sonja.
Project tentamenvoorzieningen
Een uniforme aanvraag via uSis
Denk je als student tijdens een tentamen recht te hebben op extra tijd, blijkt de aanvraag hiervoor niet in orde te zijn… Daar zit je dan. Om dit soort situaties te voorkomen is in 2024 een project afgerond om het proces rondom tentamenvoorzieningen te harmoniseren. Clair Francis, Teamleider studentendecanen & ondersteuning, vertelt over het hoe en waarom.
Studenten met een (lichamelijke) beperking kunnen een beroep doen op extra ondersteuning, bijvoorbeeld in de vorm van speciale voorzieningen tijdens een tentamen. De aanvraag hiervoor verloopt in eerste instantie via de studentendecanen. Wissel je van opleiding of ga je een keuzevak volgen aan een andere faculteit dan was het voorheen zo dat een tentamenvoorziening opnieuw moest worden aangevraagd. “Logischerwijs waren studenten daar niet altijd scherp op”, zegt Clair. “Dat leverde soms stressvolle situaties op. Indien mogelijk moesten er dan ad hoc dingen worden geregeld.”
Tijdverlenging
Tijd om daar verandering in te brengen. Studenten met een functiebeperking doen hun aanvraag voor tentamenvoorzieningen – in de meeste gevallen gaat het om tijdverlenging – nu in uSis. “Daarmee is het proces eenvoudiger, duidelijker en transparanter”, legt Clair uit. “Voor het gros van de voorzieningen geldt dat studenten nu één keer een aanvraag doen en dat het daarmee is geregeld. Uitzondering zijn die gevallen waarbij een voorziening niet kan worden toegekend in verband met de eindtermen van een vak of de praktische uitvoerbaarheid ervan. Voorbeeld: als je moet laten zien dat je Chinese tekens kunt schrijven, kun je uiteraard geen beroep doen op de voorziening dat je tijdens het tentamen een laptop mag gebruiken.”
Uniform proces
De automatisering van de tentamenvoorzieningen was een behoorlijke klus, zowel voor Functioneel Beheer als voor de faculteiten. Clair: “De faculteiten hadden een eigen werkwijze en dat is allemaal samengebracht tot een uniform proces. En vergis je niet, het gaat in totaal om een groep van ongeveer 4.000 studenten die hiermee is geholpen. Ook voor medewerkers zijn er voordelen. Via uSis kun je nu een complete lijst uitdraaien van studenten met een tentamenvoorziening. We zijn het systeem nog aan het evalueren, maar tot dusverre zijn de meeste reacties positief.”
Let’s Move
Laagdrempelig bewegen op de werkvloer
‘Over 5 minuten begint een bewegingsactiviteit. Wie doet er mee?’ Lonneke Derriks, manager sport bij het Universitair Sportcentrum, schetst hoe het eraan toegaat bij Let’s Move. Er zijn inmiddels vier afdelingen die gebruikmaken van het aanbod om sportlessen te volgen óp de werkvloer.
Een half uurtje body and mind tijdens de lunchpauze? Een intensievere sportles aan het einde van de werkdag? Team USC komt naar je toe. De lessen variëren van een half uur tot een uur, kunnen binnen of in de buitenlucht plaatsvinden en ook de intensiteit wordt in overleg bepaald. “Met Let’s Move bieden we echt maatwerk”, vertelt Lonneke. “We willen inspelen op de wensen van al onze collega’s bij de universiteit.”
Enquête
Om de behoeften in kaart te brengen, organiseerde het USC in 2024 een enquête. Daaruit bleek onder meer dat een deel van de universiteitsmedewerkers best werk gerelateerd wil sporten, maar liever niet onder werktijd. Op basis van deze uitkomst was de gedachte dat sporten óp de werkplek drempelverlagend zou kunnen werken. Dat scheelt tijd om naar een sportlocatie te reizen. Let’s Move startte als pilot en inmiddels doen vier afdelingen structureel mee aan het traject.
“Een half uurtje yoga of pilatus tijdens de lunchpauze is eenvoudig te organiseren”, zegt Lonneke. “Het gaat niet ten koste van werktijd en je hoeft je zelfs niet om te kleden. Er is geen inschrijving, iedereen kan lastminute aanhaken. Bij de deelnemende afdelingen is sprake van een grote opkomst. Het is daarbij prettig als er een aantal kartrekkers zijn die de rest motiveert om ook mee te doen.”
Veerkrachtiger
Lonneke is blij met de animo voor Let’s Move. “We proberen al een aantal jaar de gezondheid en vitaliteit van medewerkers te bevorderen. Let’s Move draait niet alleen om sporten, het gaat óók om veerkrachtiger worden. Bewegen levert een bijdrage aan fysiek, sociaal en emotioneel welzijn. Dat is belangrijk in een tijd waarin veel medewerkers een hoge werkdruk ervaren.” Genoeg redenen dus om meer afdelingen te betrekken bij Let’s Move. Ook binnen SOZ!
