Mijlpalen bij SOZ
Terugblikken op 2025 kan niet zonder stil te staan bij een tweetal ‘jubilea’. SOZ bestond – als opvolging van ICS (Informatie, Communicatie en Studenten) – inmiddels alweer 15 jaar. De afdeling Studenteninformatie en -administratie (SIA) maakte daarentegen het eerste bestaansjaar rond. De gesprekken met collega’s geven een mooie indruk van de cultuur, de sfeer en het werk.
Snel naar:
15 jaar SOZ:
‘Onze ondersteunende rol is vanzelfsprekender geworden’
In 2025 bestond SOZ officieel 15 jaar. De geschiedenis van onze dienstverlening gaat echter veel verder terug. Anton Jongeneelen begon in 1992 met werken bij wat toen nog Studentenzaken, en later ICS, heette. Hij bouwde sindsdien een imposante loopbaan op. Matthijs Korver is, als assistent-controller, een van onze nieuwste collega’s. We brachten ze bij elkaar voor een gesprek, met als centrale vraag: wat maakt SOZ tot SOZ?
De zeer diverse werkzaamheden van Anton door de jaren heen, geven een mooi inkijkje in wat SOZ doet. Als afgestudeerd sterrenkundige met technische bagage begon hij bij Universiteit Leiden als systeembeheerder. Tegelijkertijd werd hij begeleider van El CID. “Zo rolde ik Studentenzaken binnen.” Enkele hoogtepunten sindsdien: hij was medeverantwoordelijk voor de invoering van het bindend studieadvies, werkte – samen met 40 studenten – aan de totstandkoming van Plexus, maakte als directeur het Universitair Sportcentrum weer zichtbaar en was in zowel Leiden als Den Haag projectleider ‘digitaal toetsen’. Sinds 2018 is Anton coördinator van BeeHive; een voorziening zoals Plexus, maar dan in Den Haag.
Vreemde eend
“In mijn begintijd was er nog echt sprake van een ouderwetse bestuurscultuur”, blikt Anton terug. “Ik heb een allergie voor bureaucratie. Daar was de universiteit heel goed in. Dat is gelukkig ten goede veranderd. Hetzelfde geldt voor het aanzien van Studentenzaken. We waren lange tijd een vreemde eend in de bijt. Wat doet dat clubje psychologen eigenlijk?, hoorde je nog weleens. Nu is onze ondersteunende rol veel vanzelfsprekender. De taken en verantwoordelijkheden van eerst Studentenzaken en later ICS en SOZ zijn ook toegenomen. Wat wel altijd hetzelfde is gebleven is de goede sfeer.”
Matthijs: “Dat herken ik absoluut. Na mijn studie Finance & Control heb ik via een detacheringsbureau voor diverse organisaties gewerkt, onder andere bij het Bestuursbureau van Universiteit Leiden. Daar voelde ik me heel erg welkom. Francine de Jong (controller) polste me tijdens die periode voor een vacature die bij SOZ zou vrijkomen, maar ik had me al verbonden aan een volgende detacheringsklus. Na een maand wist ik dat ik terug wilde. Bij mijn nieuwe werkgever was alles heel strikt en onpersoonlijk. Dat is hier echt anders. Collega’s zijn geïnteresseerd en ik werd direct bij veel dingen betrokken.”
Probleemwereld
Anton: “Waar ik nieuwsgierig naar ben: waarom doe je dit werk?”
Matthijs: “Ik voel heel erg de behoefte om mezelf verder te ontwikkelen en die kans krijg ik ook. Ik heb me de eerste maanden beziggehouden met de collegegelden en ik heb nu ook de controle op de financiën van introductieweken erbij. Ik vind het een meerwaarde dat ik iets voor studenten kan betekenen. Over het algemeen heb ik zijdelings contact met studenten, maar soms ook wel direct. Als je ze dan echt kunt helpen, geeft dat een goed gevoel.”
Anton: “Ik zeg altijd: we proberen de organisatie van de universiteit uit de probleemwereld van studenten te houden. Ik krijg energie van ideeën of oplossingen in het voordeel van de student. Wat dat betreft vind ik het jammer dat we het steeds vaker over klanten, producten en processen hebben. Ik heb niets tegen goedkoper en efficiënter werken, maar dat moet geen doel op zich worden. De student, en ook de ontwikkeling van een student buiten het onderwijs, zou voorop moeten staan.”
Data-analyse
Matthijs: “Het gevoel dat SOZ er voor de student is, heb ik al snel meegekregen. Dat komt misschien doordat ik vaak in het PJ Veth-gebouw werk, waar medewerkers en studenten door elkaar lopen. En ik word aangehaakt bij projecten die breder zijn dan mijn functie. Daar wil ik me graag verder in ontwikkelen door meer aan de slag te gaan met data-analyse. Ruwe cijfers inzichtelijk maken in een dashboard en meer inspelen op de behoeften en prioriteiten van de collega’s aan wie ik mijn werk oplever.”
Anton: “Het is kenmerkend dat collega’s de ruimte krijgen om met dit soort initiatieven aan de slag te gaan. Geen micromanagement, maar medewerkers verantwoordelijkheid geven. Tegelijkertijd is het een uitdaging om met zijn allen de samenhang niet uit het oog te verliezen, want SOZ is heel breed. Dat is voor mij altijd een zoektocht geweest. Het mooie is dat je hier kunt bouwen op andere mensen. We doen het samen.”
Terugblikken op één jaar SIA:
‘Een logische vervolgstap van onze relatie’
De afdeling Studenteninformatie en -administratie (SIA) bestaat inmiddels meer dan een jaar. Een mooi moment om te peilen wat de samenvoeging van teams uit de ATI-keten (Aanmelding, Toelating, Inschrijving) heeft opgeleverd. SIA bestaat uit de teams Frontoffice Studentenzaken (FO), Studentenadministratie (STA), Financiële Administratie (FA), Admissions Office (AO) en Immigration Office (IO). We spraken met Irene de Mooij en Joris Zuiddam van de Frontoffice Studentenzaken en Norma Groeneveld van de Financiële Administratie.
De Frontoffice Studentenzaken in Plexus is het eerste aanspreekpunt voor studenten met vragen over aanmelding, toelating, inschrijving en administratie. “De basisvragen kunnen wij vaak zelf beantwoorden,” vertelt Joris. “De meer specialistische vragen bespreken we eerst met wat we de backoffice noemen: Studentenadministratie, Admission Office, Immigration Office en Financiële Administratie.” Vanuit de Financiële Administratie herkent Norma dat beeld: “Het is fijn om te weten wie wat doet en bij wie je terecht kunt met een vraag. Daardoor komen vragen ook sneller op de juiste plek terecht.”
Voor Irene voelde de samenvoeging dan ook als een logische stap. “Een van onze belangrijkste taken is dat we in gesprekken met studenten goed doorvragen. Welke vraagstukken moeten we oplossen en wie hebben wij daarvoor nodig? We schakelen heel veel met collega’s van de backoffice.” Norma herkent dat beeld: collega’s weten elkaar sneller te vinden en kunnen studenten daardoor sneller en professioneler helpen.
Inspelen op grijze gebieden
Volgens Joris is er in het werk zelf niet veel veranderd, maar heeft de nieuwe afdeling wel meer structuur gebracht. Vier keer per jaar is er bijvoorbeeld een bijeenkomst met alle teams. “Dan wisselen we ervaringen uit en hebben we het over problemen die we signaleren,” legt hij uit. “Ons werkveld is dynamisch en er bestaan grijze gebieden waarbij de situatie van een student niet binnen onze standaardprocessen past.” Juist dan is het belangrijk dat teams goed op elkaar ingespeeld zijn, vult Norma aan. “Je moet snel kunnen schakelen als iets niet binnen de standaard valt.”
Waardevolle kennisuitwisseling
Het onderlinge contact is laagdrempeliger en persoonlijker geworden, merkt Irene. “Het gebeurt ook regelmatig dat we binnen SIA werkzaamheden van elkaar overnemen.” Zo nam zij zelf een dag per week werk over bij de Studentenadministratie. “Daardoor kreeg ik inzicht in bijvoorbeeld de berekening van collegegeld, en dat helpt mij weer in mijn werk bij de Frontoffice.”
Daarnaast ziet Norma dat er makkelijker wordt geschakeld tussen teams wanneer dat nodig is. Zo sprong ze zelf tijdelijk bij bij het Admissions Office tijdens een drukke periode. Dat soort flexibiliteit was er eerder minder, maar gaat nu een stuk vanzelfsprekender.
Voor Joris voelt de samenwerking inmiddels als een volgende stap in een relatie: “We groeiden steeds meer naar elkaar toe en nu zijn we ook gaan samenwonen. Een logische vervolgstap.”
