Technische innovaties
SOZ is betrokken bij diverse manieren om processen en werkwijzen binnen de universiteit efficiënter te maken. Het afgelopen jaar waren we betrokken bij drie grote technische innovaties.
Snel naar:
Het prille begin van TEC
De basis is gelegd
2025 was onder meer het jaar waarin het nieuwe digitale systeem TEC in gebruik werd genomen. Dat was later dan de aanvankelijke planning, maar Karin van der Zeeuw, regisseur Onderwijslogistiek bij SOZ, spreekt desondanks van ‘een knappe prestatie’.
TEC (TimeEdit Curriculum) is een bronsysteem waarin alle onderwijsinformatie wordt opgenomen: vakken per studiejaar, keuzevakken, extracurriculaire onderdelen en de koppeling van docenten. Iedereen met een rol binnen het onderwijsprogramma werkt ermee. Hierdoor is de informatie altijd juist en eenduidig. Daarnaast is de functionaliteit voor het aanleveren van studiegidsinformatie nu ook live.
Leerproces
“De start van dit project was een flinke kluif”, zegt Karin. “Alle faculteiten werkten ieder op hun eigen manier. Die werkwijzen moesten we samenbrengen in één systeem. Dat hebben we vanuit SOZ aangestuurd met functioneel beheerders die we nieuw hebben aangetrokken. Zij waren onbekend met de inhoud. Wat is een onderwijsprogramma? Hoe komt dat tot stand? Welke collega’s zijn betrokken? Dat leerproces heeft tijd gekost, maar daarmee hebben we wel een sterke basis gelegd.” Want: er zijn meer functionaliteiten in TEC op komst. “We zijn nog niet klaar”, zegt Karin. “Er is nog veel meer mogelijk: roosteruitvraag, docenten toevoegen (inzetplanning), toetsplannen opstellen. Dat gaan we stap voor stap mogelijk maken.”
Goed voorbereid
Het voordeel? Karin: “Er is nog maar één waarheid. Geen Excel-bestanden en mails meer, waarvan het de vraag is of het de laatste versie is. Dat zorgde in het verleden voor onduidelijkheid en ook fouten die hersteld moesten worden. Het samenstellen van de studiegids was veel knip- en plakwerk vanuit Word-templates. Dat gebeurt nu rechtstreeks in TEC, waarbij alle stappen moeten worden doorlopen en informatie dus completer is. De overstap naar het nieuwe systeem is behoorlijk geruisloos verlopen. Dat hebben we denk ik goed voorbereid met trainingen en digitale inloopspreekuren. Een compliment aan alle functioneel beheerders van SOZ en de faculteiten die hiervoor nauw hebben samengewerkt.”
Eén platform voor alle introductieweken
Slimmer en persoonlijker
De introductieweken vormen ieder jaar een enorme logistieke en organisatorische uitdaging. Kan dat niet eenvoudiger? Zowel voor organiserende medewerkers als voor deelnemende studenten? Het antwoord is: ja. Een nieuw platform voor alle drie de introductieweken werd in 2025 opgeleverd en heeft zijn meerwaarde al bewezen.
De drie introductieweken – EL CID, HOP en OWL – hebben elk een eigen organisatie, maar delen dezelfde behoefte: overzicht, goede informatievoorziening en een systeem dat meebeweegt met de toekomst. In het nieuwe platform komen verschillende onderdelen samen. Er is een vernieuwd inschrijfsysteem, een module die automatisch groepen samenstelt en een app voor deelnemers.
In de app zien studenten tijdens hun introductieweek hun groepje, hun persoonlijke programma en belangrijke mededelingen. Die meerwaarde bleek direct in de praktijk. Een groot voordeel is dat belangrijke informatie snel en gericht gedeeld kan worden, ook tijdens de introductieweek zelf. Zo is het platform afgelopen zomer tijdens EL CID ingezet om studenten direct te informeren over het instellen van een hitteprotocol.
Leids ICT-bedrijf
Aan het platform is langdurig en intensief gewerkt. Functioneel Beheer leverde de ICT-expertise, er vond juridische en AVG-toetsing plaats en uiteindelijk werd er gekozen voor het Leidse ICT-bedrijf Zooma. Samen met het team Introductieweken (SSS) werd het platform ontwikkeld volgens Agile- en Scrum-werkwijzen. Het traject duurde ongeveer 2,5 jaar.
Het resultaat mag er zijn. De diverse functionaliteiten zorgen ervoor dat het hele proces gestroomlijnder is. En het mes snijdt dus aan twee kanten: de organisatie wordt ontlast en studenten krijgen een betere ervaring van hun introductieweek.
Toetsing samengebracht in één applicatie
‘We moesten 100.000 vragen overzetten’
Binnen Universiteit Leiden maken zes van de zeven faculteiten gebruik van de toetsingsapplicatie Ans. Het centrale beheer is belegd bij SOZ en in handen van team Digitale Leeromgeving (DLO) van Functioneel Beheer. Jamal Warner, functioneel consulent bij DLO, vertelt over de opstartfase en de eerste ervaringen met deze gestroomlijnde werkwijze.
Vier faculteiten maakten – ieder vanuit hun eigen praktijk – al gebruik van Ans. Twee andere faculteiten gebruikten een andere applicatie. Voor deze zes faculteiten werkt het toetsingsproces nu hetzelfde. Het voordeel van één gedeelde applicatie? “Door het centrale beheer kunnen we van elkaar leren en gezamenlijk wensen voor verbeteringen overbrengen aan de leverancier”, vertelt Jamal. “En voor studenten is het prettig dat zij digitale toetsen altijd in een vertrouwd systeem maken.”
Verantwoordelijkheden
De overgang van de zes faculteiten kostte veel tijd en werk. Jamal: “Functioneel Beheer van toetsen is relatief nieuw en wij moesten nog veel leren. Daarbij konden we gelukkig een beroep doen op de kennis van de functioneel beheerders bij de vier faculteiten die al met Ans werkten. Tegelijkertijd was het zoeken binnen de nieuwe samenwerking, want sommige verantwoordelijkheden moesten van hen naar ons worden overgedragen. Het meeste werk bestond uit de toevoeging van de twee faculteiten die nog niet met Ans werkten. Dan heb je het bijvoorbeeld over het overzetten van 100.000 toetsvragen. Ik denk dat we trots mogen zijn op de stappen die we hebben gezet. Daarbij moet ik ook credits geven aan mijn collega Lars van Straaten, die vanaf het begin betrokken was.”
Op papier
Over het algemeen werkt de nieuwe applicatie goed. “Technisch hebben we het proces onder controle”, zegt Jamal, “maar er gaat ook weleens iets fout. Dat ligt natuurlijk gevoelig, want toetsing is een belangrijk moment. Maar vanuit het perspectief dat er afgelopen jaar bij minder dan een procent van de ruim 200.000 toetsen een probleem was, vind ik dat we positief kunnen zijn. En vergis je niet: toetsing is echt een breed proces. Er komt zoveel bij kijken. In de applicatie kun je toetsen ontwikkelen, opzetten, afnemen en nakijken. Er worden ook toetsen afgenomen op papier. Daar zit extra logistiek aan vast van printen en de gemaakte toetsen weer inscannen. Na anderhalf jaar leer ik nog steeds nieuwe dingen.”
